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关于印发《杭州电子科技大学维修工程管理办法》的通知


杭电后勤〔2017208

各学院、部处:

为进一步加强学校维修工程管理工作,规范维修工程项目、采购、合同、施工等管理体制,促进维修工程管理的规范化、制度化,特制定《杭州电子科技大学维修工程管理办法》并予以印发,请认真贯彻执行。

特此通知。

杭州电子科技大学

2017914

杭州电子科技大学                2017920印发

杭州电子科技大学维修工程管理办法


第一章  总则

第一条  为加强学校维修工程(含装修、改造,下同)的管理,规范维修项目的申报、立项、审批、招标、施工、验收及审计等程序,促进维修工程管理的规范化、制度化,特制定本办法。

第二条  本办法适用于全校各单位、各种经费来源(政府财政资金、学校资金、部门自筹、捐资、科研经费等)的室内外维修、装修、改造工程。包括房屋及附属设施的维修改造,水电管线及设备设施的维修改造,校园绿化、道路及排水管井的整修改造,通信网络的维修改造,室内外装修等。

第三条   维修工程分小型维修、中型维修、大型维修。1万元以内的日常零星维修由文一教育发展有限公司负责,按物业管理相关规定执行,亦可参照本办法执行。

11万元(含)以上3万元以下为小型维修工程;

23万元(含)以上10万元以下的为中型维修工程;

310万元(含)以上的为大型维修工程。

第二章  组织机构

第四条  学校成立维修工程领导小组,校分管领导任组长,成员由后勤服务与管理中心、国有资产与实验室管理处、采购中心、审计处及其他相关部门负责人组成。领导小组下设办公室,办公室设在后勤服务与管理中心。

校维修工程领导小组主要负责学校维修规划及年度维修计划的审定,项目的可行性及涉及到的技术配套、房屋结构、消防安全、政策法规等方面的论证。

第五条  后勤服务与管理中心综合管理科是学校维修工程的具体实施机构,负责学校维修工程的计划、组织、指挥和协调工作。

第三章  管理职责

第六条  按照“管”、“办”、“采”、“审”四权分离的原则,职能部门各司其职,协同履行维修工程管理职责。

后勤服务与管理中心:履行维修工程综合管理职责。包括拟订学校房屋设施的维修规划和年度维修计划及经费预算,制定项目维修方案或参与设计图审,完成立项程序,配合审核招标文件,审核工程量清单(不具备完整设计图纸资料的维修项目),签订施工合同,施工现场管理,组织竣工验收,配合工程审计,协助工程结算,整理工程资料归档,处理保修业务等。

国有资产与实验室管理处:履行维修工程项目采购方式审批职责。确定项目采购方式,项目建议书上报及项目确认书下发工作,做好项目定点单位(招标代理、设计、施工、监理等)的选派工作。

采购中心:履行维修工程招标采购职责。包括发布招标信息,编制或审核招标文件,组织实施招标或委托招标代理招标,审核招标结果,公示招标结论,核发中标通知等。

审计处:履行维修工程项目竣工结算审计职责。包括受理结算审计,自行组织结算审计或委托专业审计单位审计,协调配合工程外审,审核外审结论,发布审计报告等。同时,对具备完整设计图纸资料项目的工程量清单进行审核。

其他相关部门的主要职责:

纪检监察办公室监督检查维修工程工作开展的程序是否符合国家相关法律法规和学校招标管理办法等相关规定。

计划财务处负责落实批准立项维修工程项目经费并按照合同和审计结论支付相应的预付款、进度款及工程结算款等;

校园建设与管理处负责维修工程项目中涉及校园规划和改变建筑结构的可行性审核;

保卫处负责维修工程项目中涉及消防人防安全的可行性审核及外来施工人员车辆的治安交通管理工作;

网络信息中心负责维修项目中有关网络通信等信息技术配套工作的协调。

第四章 项目管理

第七条  维修工程项目实行申请立项制。

1. 项目的申请

1)各使用或管理部门维修工程项目的申报时间为每年的12月,没有申报的项目一般不列入下年度维修计划。申报项目需出具项目任务书,明确项目的目的、内容、经费预算及开竣工时间要求,并附上维修改造设想方案、设计图纸及工程预算表等。申报受理部门为后勤服务与管理中心。

2)后勤服务与管理中心按维修规划和年度维修计划结合学校各部门的申报编制年度维修工程预算计划,在年初财务预算工作会议上向学校申请立项。

2. 项目的立项  

1)学校维修工程领导小组结合学校财务预算,对后勤服务与管理中心提请的年度维修工程预算计划进行审核立项。批准立项后维修工程项目经费由计划财务处落实,并单独立账统一管理。

2)批准立项后的维修工程项目需填报“维修改造申请表”,最后经国有资产与实验室管理处审核、报备后完成立项程序。

3. 对于不可预见或其他特殊情况需要应急维修的,各提请单位需向后勤服务与管理中心提出申请,阐明原因和理由,并经学校维修工程领导小组审核,批准后予以追加立项。20万元以下由后勤服务与管理中心会同有关部门审核后立项, 20万元(含)以上由校维修工程领导小组审核批准后立项。

4、项目立项后,原则上不得更改、调整或自行增减项目内容,项目调整由学校维修工程领导小组审定。

第五章 采购管理

第八条  维修工程的设计、施工、监理、招标代理等单位的采购实行招标制。

110万元(含)以上的维修工程施工单位的采购按《杭州电子科技大学招标管理办法》执行;

210万元以下的维修工程施工单位的采购按“定点选派”模式执行,即先通过招标确定一组定点采购单位,再按《杭州电子科技大学定点采购单位选派工作办法》决定施工单位。若项目情况特殊,也可采用其它采购方式来确定施工单位。

3、维修工程设计、监理、招标代理等单位的采购按学校服务类采购相关规定执行,定点单位选派按《杭州电子科技大学定点采购单位选派工作办法》执行。

第六章  合同管理

第九条  维修工程实行合同管理制。

维修工程项目合同管理严格按照《杭州电子科技大学合同管理办法》执行。项目设计、施工、监理以及主要设备、材料的采购等必须依法订立合同。在合同中要明确合同标的,包干方式,质量、工期要求,双方责任义务,付款方式,保修期及质保金要求,施工水电计费方式,工程安全质量事故责任等。因特殊情况需一次性包干费用的或需通过谈判确定单价的项目在合同签订前报审计处报备,或在定价时请审计处参加签证。合同统一由后勤服务与管理中心代表甲方与乙方签订,格式可参照住房和城乡建设部和国家工商行政管理总局的《建设工程施工合同(示范文本)》(GF-2013-0201),亦可视工程具体情况自行设计合同条款格式。

第七章  施工管理

第十条  维修工程实行项目施工负责人制。

后勤服务与管理中心对批准实施的项目指派专人管理,工程施工管理职责落实到人。项目施工负责人的职责:

1、施工现场的计划、组织、指挥和协调工作;

2、严格按照招标文件和施工合同要求实施对工程质量、进度、安全及经费开支等的管控;

3、进场人员、材料和机械设备的核查和记录;

4、工地安全、环保及文明施工措施的督查落实;

5、隐蔽工程和关键环节施工的现场旁站督查记录,必要时还需摄取影像资料;

6、工程变更的前因后果记录;

7、组织落实隐蔽工程验收和竣工验收;

8、查验施工单位竣工决算资料并送审;

9、配合工程竣工结算审计;

10、撰写工程日志并整理工程所有资料归档;

11、处理保修期内保修事宜;

12、作为建设方第一责任人迅速有序有效处理工地现场发

生的一切突发事件。

第十一条  维修工程实行项目变更签单制。

严格控制工程造价,工程变更必须控制在最小范围内。维修工程在实施过程中,由于各种客观原因确需变更工程量清单内容的,必须有变更方提出书面变更申请,设计方提供工程变更设计图纸,施工方填写工程变更联系单,报后勤服务与管理中心处务会核准后方可实施。对于因变更造成工程费用增加较大(大于10%)或致最终造价超过立项预算的,需报维修工程领导小组审定。

第十二条  维修工程实行归口管理协同实施制。

后勤服务与管理中心是学校维修工程的归口管理机构,用户自行立项或用户自筹资金立项的维修项目由用户完成工程前期工作,后期工作可委托后勤服务与管理中心代为管理。同时,用户方须安排一位项目管理责任人,协同后勤服务与管理中心做好维修方案制定、现场协调、变更确认、费用支付、项目接收、后续维保等工作。

第十三条  维修工程实行施工许可证制。

所有维修项目开工前,施工单位必须到后勤服务与管理中心办理“施工许可证”,施工项目负责人择机开具“开工令”。未办理“施工许可证”和“开工令”的工程不予施工开工。“开工令”还作为计算工程实际工期的起始时间依据。

第十四条  维修工程实行竣工验收与移交制。

维修工程项目竣工后,施工单位须一周内向后勤服务与管理中心提交工程项目竣工报告和验收申请,经后勤服务与管理中心审核并符合竣工验收基本要求的,一周内组织学校有关部门对工程进行全面验收,做好验收记录,开具验收报告,并将竣工项目移交给使用管理部门。竣工验收时日将作为实际工期的主要计算依据。

参加竣工验收的部门:

110万元以下的定点单位维修项目,由后勤服务与管理中心组织,会同使用管理部门共同参加验收;

210万元以上的公开招标维修项目,由后勤服务与管理中心组织,会同国有资产与实验室管理处、计划财务处及使用管理部门共同参加验收。

  第十五条  维修工程实行质量保修制。

项目竣工后,施工单位必须在提交工程竣工报告时出具质量保证书,质量保证书中明确维修工程保修范围、保修期限和保修责任等,同时在最终结算时支付质保金,金额一般为工程总造价的5%,保修期满后予以退还。保修期内,施工单位必须按合同和质量保证书要求及时提供免费保修服务。如施工单位不能及时提供保修服务,建设单位可自行安排维修,费用在质保金中开支。

第十六条  维修工程实行决算审核制。

施工单位在工程竣工验收通过后半月内向后勤服务与管理中心递交工程竣工结算书,后勤服务与管理中心核对相关内容,资料齐全后一周内送交校审计处审计。审计处可自行组织人员进行审计,也可委托专业审计单位进行审计,送审时间一般不超过7个工作日,并督促协审单位尽快完成审计。

第十七条  维修工程实行归档备查制。

维修工程资料的收集整理工作由项目负责人负责并与项目建设同步进行,工程竣工验收后,工程资料由后勤服务与管理中心归档保管备查。维修工程资料保存备查期不少于六年。

第八章  附则

第十八条  本办法于学校发布之日始实施,本办法由后勤服务与管理中心负责解释。



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